„Wielu obywateli, którzy pracowali przed 1999 r. w nieistniejących już dzisiaj zakładach pracy, ma problemy z udokumentowaniem zarobków na potrzeby ustalenia kapitału początkowego i wyliczenia wysokości emerytur” – podkreśla w swoim raporcie Najwyższa Izba Kontroli. Głównym problemem, na jaki wskazują kontrolerzy, jest brak jednolitej bazy danych, w której zawarte byłyby informacje o miejscach, gdzie przechowywane są dokumenty zlikwidowanych przedsiębiorstw.
Dokumentacja osobowa i płacowa ze zlikwidowanych zakładów pracy w wielu przypadkach została przekazana do podmiotów zajmujących się zawodowo przechowywaniem dokumentacji. W 2004 r. na przedsiębiorców prowadzących taką działalność nałożono obowiązek jej zarejestrowania u właściwego wojewody, a od 2006 r. u marszałka województwa. Przedsiębiorców zobowiązano również m.in. do posiadania bazy organizacyjno-technicznej, przeszkolonych pracowników i przekazywania danych o przejętej dokumentacji do ZUS i do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Wszystkie firmy, które prowadziły działalność usługową polegającą na przechowywaniu dokumentacji i nie postarały się o wpis do rejestru, a także te, które taki wpis uzyskały, ale w latach następnych zostały z rejestru wykreślone np. z powodu łamania przepisów, działają dzisiaj nielegalnie. Pełna liczba takich miejsc nie jest znana, jednak z danych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych przedstawionych w 2015 r. wynika, że firm prywatnych przechowujących dokumenty, które nie dopełniły obowiązku rejestracji było ok. 400, czyli dwukrotnie więcej, niż przedsiębiorców zarejestrowanych.