Elektroniczna kadrowa

 

- Na początku trochę się zdziwiłem, że życzą sobie, abym przyniósł CV i list motywacyjny na dyskietce. Ludzie nie umiejący się posługiwać edytorem tekstów są automatycznie eliminowani z grona potencjalnych pracowników - opowiada Piotr Mochal, prawnik starający się o pracę w dużym przedsiębiorstwie. Tak wygląda składanie podań dzisiaj. A jutro? - Osoby starające się o pracę już niedługo będą proszone o wypełnienie specjalnego formularza zamieszczonego na stronie WWW firmy - twierdzi Aleksandra Leśniańska, dyrektor personalny w firmie Servisco. Samodzielne wprowadzanie szczegółowych informacji o sobie ma na celu nie tylko oszczędzenie czasu, ale także automatyzację procesu wstępnej selekcji. Do rąk "żywych" kadrowych trafią już jedynie te aplikacje, które dokładnie odpowiadają oczekiwaniom pracodawcy. Co się stanie z pozostałymi? Nie zostaną usunięte z pamięci komputerów - system przechowa je, by sięgnąć do zawartych w nich informacji wtedy, gdy przedsiębiorstwo znów będzie szukało kandydatów do pracy.
Systemy kadrowe zarówno zbierają i przechowują dane o nowych pracownikach, jak i przekazują je do innych działów, na przykład działu zakupów. Świeżo zatrudniona osoba ma zapewniony pełny zestaw potrzebnych przyborów. - Kiedy przyszłam pierwszego dnia do pracy, na biurku zastałam komputer ze skonfigurowanym dla mnie systemem pocztowym, własne wizytówki, niezbędną dokumentację, książki adresowe - wspomina Paulina Kozłowska z działu księgowości w firmie, która zainwestowała w system zarządzania kadrami. - Jako szef, ale także jako pracownik mogę wszelkie podania, zamówienia czy wnioski składać w formie elektronicznej i mam gwarancję, że trafią do właściwej osoby - mówi Marek Suszczyk z firmy Exact, która swój system e-Kadry najpierw zastosowała u siebie.
Pełny i aktualny zbiór danych o pracownikach to podstawa systemu zarządzania HR (human resources). - Załóżmy, że pracownik dostaje podwyżkę. Otóż dzięki specjalnym algorytmom programu kadrowego można z dużą dokładnością określić, o ile efektywniej powinien dzięki motywacji finansowej pracować. I żądać od niego osiąg-nięcia wymaganego poziomu - mówi Sławomir Mroczek z SAS Institute. Jeżeli do danych o zarobkach dołożymy informacje dotyczące czasu spędzonego w pracy - a systemy mogą na przykład zliczać godziny z czytników kart - otrzymamy zestaw informacji pozwalający zarządzać ludźmi o wiele efektywniej niż w tradycyjnych firmach.
Nowe technologie mają kapitalne znaczenie, jeśli chodzi o wyręczanie działów personalnych w rutynowych czynnościach. W wypadku niektórych z nich, takich jak informowanie o stanie wykorzystania urlopów, czasie pracy, wynagrodzeniach i absencjach, oszczędności sięgają 90 proc. czasu poprzednio poświęcanego na te obowiązki. - Dzięki ponad stu udanym wdrożeniom systemu TETA-Personel można stwierdzić, że u naszych klientów wydatnie zmniejszyła się pracochłonność, czas i koszty obsługi procesów kadrowo-płacowych. Czynności analityczne, które wcześniej zajmowały nawet kilka dni, mogą być skrócone do kilku minut - podsumowuje Witold Kilijański z Teta SA. - Elektroniczny system zarządzania to nie tylko baza danych o zatrudnionych. Za jego pośrednictwem praktycznie wszystkie osoby pracujące w przedsiębiorstwie zostają włączone w procesy biznesowe. To jakby włączenie ich w system nerwowy firmy - mówi Mariusz Bachowski, dyrektor generalny Exact Polska.
Programy kadrowe nie działają tylko na korzyść pracodawcy. Są przydatne także każdemu pracownikowi. Stanowią bowiem istniejący fizycznie - a nie tylko w pamięci szefa - dokładny zapis informacji o osiągnięciach, sukcesach i możliwościach zatrudnionego.