Hot desking – nowy wymiar biura

W Polsce 68% powierzchni biurowych ciągle organizowanych jest w modelu open space z wydzielonymi salami do spotkań. Z drugiej strony spotykany jest podział biura na pokoje (13%). Tymczasem takie rozwiązanie nie jest do końca optymalne z punktu widzenia efektywności pracy osób zatrudnionych, ponieważ pracownicy w wielu przypadkach wcale nie spędzają całego dnia przy swoich biurkach. Nic dziwnego zatem, że coraz więcej firm dostrzega tę kwestię. Dlatego właśnie na świecie coraz więcej biur jest organizowanych w modelu Activity Based Workplace z wykorzystaniem rozwiązania hot desking. W Polsce takie miejsca pracy znajdziemy na razie u 9% pracodawców, ale dostrzec można tendencję wzrostową.

Biuro podzielone na strefy

Idea Activity Based Workplace (ABW) to nowe spojrzenie na organizację przestrzeni biurowej. Od kilku lat ta koncepcja zyskuje coraz więcej zwolenników na świecie i w Polsce, ale podwaliny modelu ABW pojawiły się już w 1983 roku, gdy amerykański architekt Robert Luchetti zaczął propagować ideę biura jako serii różnych aktywności pracowników. Termin Activity Based Workplace został jednak po raz pierwszy użyty w 1995 przez Erica Veldhoena w książce Upadek biura (The Demise of the Office).

ABW to idea bura otwartego. Nie należy jednak mylić go z modelem open space, w którym każdy pracownik jest ściśle przypisany do określonego biurka i miejsca pracy. W Activity Based Workplace istotę stanowi skupienie się na działalności pracowników i na tym, co chce się osiągnąć. W takim modelu przestrzeń podzielona zostaje na szereg stref, a praca wykonywana jest w trybie zadaniowym. Okazuje się bowiem, że pracownicy spędzają co najmniej połowę czasu w pracy poza swoim biurkiem, a także, iż z większością zadań wykonywanych przy biurku lepiej poradziliby sobie w innych miejscach. Wychodząc naprzeciw tym tendencjom, Activity Based Workplace pozwala wybierać pracownikom miejsce, jakie odpowiada im najbardziej do wykonania aktualnego zadania. Stąd właśnie wspomniane wcześniej strefy. W modelu ABW pojawiają się miejsca do pracy grupowej i indywidualnej, strefy odpoczynku z kanapami, można pracować przy biurku lub na stojąco w dowolnym miejscu. Czasami w takich biurach stosowane są również specjalne kabiny akustyczne lub inne wydzielone pomieszczenia do pracy w bardzo dużym skupieniu lub do odbywania spotkań.

Przy wspólnym biurku – efektywność a ergonomia

Jak wspomnieliśmy, w modelu Activity Based Workplace pracownicy nie mają swoich ściśle przyporządkowanych miejsc pracy. Wykorzystuje się tutaj również koncepcję hot desking. Oznacza to, że również biurka nie są przypisane do konkretnych osób. Pracownicy przyzwyczajeni do innego modelu funkcjonowania biura mogą początkowo być nieco zagubieni, nie wiedząc, gdzie umieścić swoje rzeczy, ale w rzeczywistości szybko się przekonują, że mogą w ten sposób efektywniej wykorzystywać czas pracy. Kto musi skorzystać z biurka, po prostu podchodzi do niego i wykonuje swoje zadanie, a potem przenosi się do zupełnie innej części przestrzeni biurowej.

Z raportu ErgoTest wynika, że w Polsce aż 51,6% stanowisk pracy nie spełnia wymogów ergonomii. 17% pracowników nie ma szansy na ułożenie w odpowiedni sposób sylwetki przy biurku, a 8,5% z nich nie ma dostępu do światła naturalnego na takim stanowisku pracy. Nie jest pocieszający również fakt, że aż 62,5% zatrudnionych ma źle umieszczony monitor – najczęściej za nisko. W przypadku hot desking kwestie ergonomii są szczególnie ważne. Takie biurka muszą być uniwersalne i muszą łatwo przystosowywać się do aktualnego użytkownika. Dlatego projektując biuro w modelu Activity Based Workplace i wykorzystując koncepcję hot desking, należy wyjątkowo starannie podejść do wyboru odpowiednich mebli biurowych. Niektórzy producenci proponują biurka meble z regulacją wysokości. Przykładem jest firma AJ Produkty oferująca biurka z elektryczną regulacją wysokości o dużym zakresie. Takie meble są bardzo funkcjonalne i pozwalają precyzyjnie, a także błyskawicznie dopasować biurko do konkretnego użytkownika. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom można skutecznie realizować koncepcje hot desking i budować przyjazną przestrzeń biurową w modelu Activity Based Workplace. Pracownicy mogą skuteczniej realizować swoje zadania, a przy tym nie muszą martwić się o wygodę czy nieodpowiednią ergonomię stanowiska pracy.