1. Cel ma dyktować środki,
czyli: dopasuj scenariusz, atrakcje i oprawę multimedialną do kultury Twojej firmy, specyfiki grupy docelowej i celów, jakie chcesz zrealizować dzięki organizacji wydarzenia.
Marka Twojej firmy ma niepowtarzalny charakter, a odpowiednia oprawa eventu może go dodatkowo podkreślić i utrwalić w świadomości gości. Począwszy od doboru miejsca, przez oprawę multumedialną (np. oświetlenie z wykorzystaniem kolorów firmowych, prezentacje z logo firmy lub jej reklamami na ekranach w czasie wydarzenia), aż po scenariusz imprezy; przy decyzjach dot. tych elementów nie powinno być miejsca na przypadek. Zarówno scenariusz części oficjalnej, jak rozrywkowej, powinien uwzględniać potencjalne preferencje i oczekiwania grupy naszych gości, tak, aby miał szansę być przyjęty z zainteresowaniem lub wręcz z zachwytem, a nie... z niesmakiem. Pamiętajmy, że dobierając atrakcje do scenariusza, budujemy w umysłach naszych gości powiązania skojarzeniowe między charakterem tych rozrywek, a wizerunkiem naszej firmy. Planując agendę, ale także aranżację wnętrz, w których event się odbywa, należy zastanowić się nad tym, jakie są główne cele wydarzenia: atrakcyjna prezentacja produktów lub usług naszej firmy, dostarczenie gościom wiedzy merytorycznej i promowanie naszych pracowników jako kompetentnych ekspertów, wymiana informacji branżowych, dostarczenie gościom dobrej rozrywki, czy zacieśnienie relacji z partnerami lub pracownikami? Zwykle tych celów jest kilka, a scenariusz nie zawsze uwzględnia odpowiednią przestrzeń i oprawę dla tych, które rzeczywiście są dla nas najważniejsze. Warto zadać sobie m.in. takie pytania, jak:
– Czy program ma być intensywny i przeładowany atrakcjami, czy raczej ma pozostawiać więcej czasu i przestrzeni na spokojne rozmowy kuluarowe?
– Czy zależy nam, aby goście posiedli dogłębną wiedzę o niuansach technicznych związanych z naszą branżą, czy raczej nastawiamy się na to, aby zrobić na nich wrażenie odpowiednią ekspozycją i podświetleniem produktów? Czy chcemy, by uczestnicy byli biernymi widzami, czy umożliwimy im czynny udział i możliwość interakcji; np. w formie konkursów dot. wiedzy przekazywanej w prezentacjach prelegentów, czy umożliwienie przetestowania produktów w atrakcyjnej formie?
– Czy część merytoryczna będzie clou programu, czy raczej koncentrujemy się na dostarczeniu gościom unikalnych przeżyć i dobrych wrażeń, zachęcając do dobrej zabawy?
Ta przykładowa lista nie wyczerpuje oczywiście tematu, a zestaw pytań będzie się różnił w zależności od branży, firmy i charakterystyki gości. Z pewnością jednak stworzenie choćby bazowych założeń taktycznych pomoże nam uniknąć sytuacji, w której organizujemy „fajny event” (zwykle niemałym nakładem kosztów), który jednak nie prowadzi nas do realizacji tego, co jest dla nas najważniejsze. Cele, forma i treść powinny tworzyć spójną całość.
2. Nie oszczędzaj na jakości,
czyli: korzystaj ze sprawdzonych podwykonawców i postaw na wysoką jakość ludzi oraz sprzętu multimedialnego.
Prelegenci, którzy w atrakcyjny sposób przedstawią ciekawe tematy. Konferansjer, który rozbawi towarzystwo zamiast znudzić lub zniesmaczyć. Program artystyczny, który nie zostanie oceniony jako sztampa. Niezawodny sprzęt wysokiej jakości i sprawni technicy. To absolutne minimum przy organizacji i obsłudze.
Awaria ekranu lub przepływu transmisji? Zepsuty laptop albo mikrofon? Zakłócenia przekazu podczas transmisji dźwięku? Słabej jakości tłumaczenie podczas wystąpienia zagranicznego gościa? Takie sytuacje nie powinny się zdarzać. Prawdopodobieństwo ich wystąpienia możemy zmniejszyć, jeśli pracujemy ze sprawdzonymi, doświadczonymi partnerami i podwykonawcami.
Każdy organizator eventów wie jak wiele wysiłku, stresu i czujności wymaga skoordynowanie wszystkich elementów imprezy. Jakość i solidne podejście do pracy są w tej sytuacji nie do przecenienia. Nie warto szukać oszczędności w tym obszarze.
3. Diabeł tkwi w szczegółach,
czyli: śledź nowe trendy i staraj się zaskoczyć gości czymś niebanalnym.
Czasami wystarczy mała zmiana, aby uczynić sporą różnicę. Kiedyś standardem było to, że goście są raczej biernymi odbiorcami (treści merytorycznych lub atrakcji), w obecnych czasach coraz częściej organizator imprezy dba o ich angażowanie i aktywizowanie. Jeśli prezentujemy produkty, nie róbmy tego tylko w formie zdjęć na slajdach lub filmu. Pozwólmy gościom dodatkowo zobaczyć je na żywo, w odpowiednio wyeksponowanej i atrakcyjnie podświetlonej formie, a jeszcze lepiej, jeśli umożliwimy ich przetestowanie. Jeśli przekazujemy wiedzę, forma wykładu może być przeplatana ciekawymi ćwiczeniami, także w formie zabawy, a dodatkowo możemy podtrzymać uwagę odbiorców na wysokim poziomie, jeśli wykorzystamy np. system do głosowania, przy pomocy którego zorganizujemy quiz lub konkurs, zbierając głosy od uczestników i prezentując je dla wszystkich w atrakcyjnej formie na głównych ekranach konferencyjnych już kilka sekund po zadaniu pytania.
Kreatywność przy organizacji nie musi ograniczać się tylko do doboru coraz ciekawszych atrakcji na występ wieczorny. Cały przebieg części merytorycznej, może być zaplanowany w taki sposób, aby pożyteczne przeplatało się z przyjemnym w ciekawej formie.
Galeria:
Jak zorganizować dobry event? Radzą eksperci z firmy Konferental
4. Dobre przygotowanie podstawą udanej improwizacji,
czyli: bądź dobrze przygotowany, a później … reaguj dynamicznie i zachowaj stoicki spokój w obliczu zmian.
Doświadczony organizator eventów wie, jak wiele różnych elementów trzeba zaplanować, a następnie zgrać, aby goście cieszyli się świetną atmosferą, której nie zakłócają żadne poważne problemy. Im większą masz praktykę, tym więcej wiesz o tym, na jakie elementy należy zwrócić uwagę i które aspekty organizacji powinny być dopilnowane w szczególny sposób.
Dopilnowanie wszystkich szczegółów to podstawa. A nawet wtedy, gdy to zrobimy, może się zdarzyć, że w plan akcji wkradną się pewne zakłócenia. Prelegent, który w sposób znaczący przedłuży swoje wystąpienie, mimo ekranu z timingiem, który przygotowaliśmy, albo uczestnik, który zakłóca przebieg spotkania, awarie sprzętu, który nie był odpowiednio sprawdzony wcześniej – na wszystkie te sytuacje należy odpowiednio zareagować, w taki sposób, aby w jak najmniejszym stopniu zakłóciły przebieg imprezy i aby nie wpłynęły na dobrą atmosferę w dalszej części dnia.
Jeśli pracujesz ze sprawdzonymi partnerami i sam działasz od dawna przy organizacji wydarzeń dobrze wiesz o tym, że najczęściej to, co może wyglądać na swobodną improwizację, jest efektem wieloletniej praktyki, dokładnych przygotowań i prób. Sprawdzony podwykonawca to spokojna głowa organizatora. A dobre przygotowanie należy połączyć z elastycznym reagowaniem na bieżące wydarzenia.
Michał Grobelny, Prezes Zarządu Konferental Sp. z o.o.
