W związku z tym Minister Cyfryzacji przygotował projekt nowej ustawy o ochronie danych osobowych oraz zmian w przepisach sektorowych. Wśród nich szczególną uwagę warto zwrócić na przepisy sektorowe prawa pracy, pośród których znalazła się regulacja odnosząca się do monitoringu w miejscu pracy.
Regulacja ta jest o tyle ważna, że do tej pory w kodeksie pracy nie istniała definicja prawna „monitoringu”. Natomiast zgodnie z projektem za monitoring ma być uznawany „szczególny nadzór nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu”. Należy jednak pamiętać, że taki szczególny nadzór może być zastosowany tylko w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Jednakże projekt Ministra Cyfryzacji nie tylko wprowadza pojęcie monitoringu, ale także określa jego granice. Przede wszystkim kamery nie mogą być instalowane w pomieszczeniach nieprzeznaczonych do wykonywania pracy. Do przykładowych pomieszczeń tego rodzaju należy zaliczyć pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki lub palarnie.
Dla pracowników szczególnie ważny jest zapis, zgodnie z którym dane osobowe uzyskane za pomocą monitoringu pracodawca może przetwarzać jedynie do celów, które zostały zebrane. Co więcej, aby w zakładzie pracy został zamontowany system monitoringu pracownicy muszą zostać o tym fakcie poinformowani nie później niż 14 dni przed jego uruchomieniem. Obowiązek poinformowania pracownika o objęciu przedsiębiorstwa systemem monitoringu spoczywa również na pracodawcy przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Projekt nie przewiduje także potrzeby uzyskania zgody pracowników na przetwarzanie danych osobowych w związku z monitoringiem miejsca pracy, a dane uzyskane w ten sposób mogą być przechowywane przez pracodawcę tylko przez okres niezbędny dla realizacji celu, dla którego zostały one zebrane. Oznacza to, że pracownik nie ma możliwości sprzeciwu wobec instalacji monitoringu, ale posiada on pewną kontrolę nad zakresem, który będzie on obejmował. W tym miejscu należy również nadmienić, że pracodawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, co oznacza, że administrator danych osobowych w polityce bezpieczeństwa firmy powinien określić na jak długi okres czasu nagrywania będą przechowywane w przedsiębiorstwie.
Jednakże za najważniejszą i najdłużej wyczekiwaną część projektu należy uznać zakaz stosowania monitoringu jako środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika. Do tej pory pracodawcy korzystający z braku uregulowania kwestii monitoringu mogli wykorzystywać kamery nie tylko do sprawdzania pracowników podczas wykonywania pracy, ale także do kontrolowania ich czasu pracy, co wzbudzało uzasadnione obawy pracowników dotyczące legalności takiego działania. Jeśli projekt Ministra Cyfryzacji wejdzie w życie, za takie przekroczenie uprawnień przy monitoringu pracodawcy mogą grozić sankcje o charakterze karnym, cywilnoprawnym, jak i administracyjnoprawnym, co z kolei powiązane jest z karami pieniężnymi.
Rafał Kolano, Bartosz Rozenek Kancelaria Radcy Prawnego Rafał Kolano